HYSBYSIAD PREIFATRWYDD – MEDDALWEDD ENGAGEMENT HQ

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut y bydd Cyngor Sir Penfro (fel Rheolydd Data) yn casglu, defnyddio a rhannu eich data personol at ddibenion ymgysylltu ag ystod o randdeiliaid trwy Engagement HQ, sy’n system a ddarperir gan Granicus. 


Pam ydym ni angen eich gwybodaeth (diben y prosesu)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol fel y gallwn ymgysylltu ag ystod o randdeiliaid gan gynnwys, aelodau etholedig, cynrychiolwyr asiantaethau partner, aelodau o'r cyhoedd, paneli a grwpiau ffocws. Bydd hyn yn galluogi’r Cyngor i fodloni ei ofynion ymgysylltu ac ymgymryd â dadansoddiadau ac adrodd ar adborth, cysylltu â chyfranogwyr i adrodd ar ganlyniadau a’u gwahodd i gyfleoedd ymgysylltu yn y dyfodol. 

Manteision posibl hyn, i’r Cyngor, yw ei fod yn gallu arwain a chefnogi cymunedau lleol yn well gydag ystod o fentrau a gwasanaethau sy’n diwallu eu hanghenion lles economaidd, amgylcheddol a chymdeithasol.

Bydd y wybodaeth a roddwch yn cael ei phrosesu yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018 y Ddyletswydd Economaidd-gymdeithasol, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol 2015 a Deddf Cydraddoldeb 2010. 

Byddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith ac efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon â chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddu neu archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chosteffeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda’n Gwasanaeth Archwilio o fewn Cyngor Sir Penfro a gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Hysbysiad Preifatrwydd Archwilio Cymru).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data yn ddiogel ac yn gyfrinachol bob amser a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sy'n ofynnol i ddarparu ein gwasanaeth i chi. 


Pa ddata personol sy’n cael eu casglu?

Gwybodaeth Broffil

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gennych pan rydych chi’n cofrestru i ddefnyddio’r wefan hon ac efallai y byddwn ni'n casglu data categori arbennig os byddwch chi'n dewis ei ddarparu fel rhan o'r rhaglen ymgysylltu. 

Dyma gategoriau'r data personal a gesglir:  

  • Enw
  •  Cyfeiriad e-bost
  • Cod post
  • Oedran (dewisol)
  • Rhyw (dewisol)
  • Incwm y cartref (dewisol)
  • Data categori arbennig: gwybodaeth am iechyd, crefydd, ethnigrwydd, Cymraeg (dewisol)

Ar gyfer rhai prosiectau pendol, lle mae'n berthnasol yn uniongyrchol, efallai y byddwn yn casglu data ychwanegol os byddwch chi'n dewis ei ddaparu ar y canlynol: ailbennu rhywedd, rhywioldeb, beichiogrwydd/mamolaeth a statws priodasol. 

Gwybodaeth Ymgysylltu

Bydd y cynnwys rydych chi’n ei greu o ganlyniad i'ch rhyngweithio â’r wefan hon. Gall hyn gynnwys ymatebion i arolygon, sylwadau ar fforymau trafod neu unrhyw un o’r cyfleoedd ymgysylltu eraill sydd ar gael yma.

Gwybodaeth am Ddefnydd

Rydym yn casglu gwybodaeth am eich defnydd o’r safle, megis ymweld â thudalennau, lawrlwytho dogfennau ac ati.


Beth yw ein sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol?

Mae’r Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn gael eu bodloni i sicrhau bod eich data personol yn cael ei brosesu'n yn gyfreithlon. Dyma'r  amodau perthnasol hyn:

  • Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu yn angen inni brosesu er mwyn cyflawni tasg er budd y choedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sylfaen glir yn y fyfraith.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen eu diogelu'n fwy. Dosberthir hyn fel data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth ag undeb llafur a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol. 

Rydym yn prosesu data categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:  

  • Erthygl 9 (2)(a) Budd cyhoeddus sylweddol yn unol â’r canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt): Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, Deddf Cydraddoldeb a Rheoliadau Safonau’r Gymraeg.(Amodau perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion staudol a llywodraethol)  


Gyda phwy y byddwn ni’n rhannu wybodaeth?

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, a bydd hyn yn cynnwys:

  • Granicus, sef ein prosesydd data
  • Adrannau perthnasol Cyngor Sir Penfro

Bydd Cyngor Sir Penfro yn rheoli’r wefan a bydd modd i weithwyr Cyngor Sir Penfro yn unig gael mynediad at wybodaeth bersonol a sensitif (heblaw eich enw proffil). Bydd Granicus yn defnyddio cyfeiriadau e-bost ar gyfer e-byst gweithrediadol ar gyfer dilysu cofrestriad yn osystal â hysbysiadau awtomataidd sy'n berthnasol i ddefnyddio'r gwasanaethau. Pan rydych yn cytuno i fod yn rhan o weithgareddau cyfathrebu, ymgysylltu neu ymgynghori pellach, sydd wedi'u targedu at grwpiau penodol, effallai y byddwn y rhannau eich manylion cyswllt ag adrannau Cyngor Sir Penfro.  

Mae gan Gyngor Sir Penfro  ddyletswydd i ddiogelu’r arian y cyhoeddus y mae’n ei rheoli. Felly, gellir defnyddio’r wybodaeth rydych chi wedi’i darparu i ni er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio mewnol ac allanol. 

Caiff y wybodaeth bersonol a gasglwyd gennych ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac i wirio eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gellir eich rhwystro rhag derbyn gwasanaethau penodol, arian neu waith. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym ni a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data chi, drwy fynd i https://www.cifas.org.uk/fpn

Am ba mor hir fyddwn ni’n cadw eich gwybodaeth?

Bydd Cyngor Sir Penfro yn cadw eich gwybodaeth ddim ond cyhyd ag y bo angen. Ar ôl cau’r prosiect dodd i ben, cedwir data am 5 mlynedd a chaiff eich gwybodaeth ei dileu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen rhagor. 

Eich Hawliau 

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016 a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

  •  Yr hawl i gael Cywiriad – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
  • Gall yr hawl i Gyfyngu ar brosesu fod yn berthnasol – gallwch chi wneud cais i ni roi’r gorau i brosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais, ond mae’n bosibl y bydd yn ofynnol i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
  • Yr hawl i Wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu eich gwybodaeth bersonol.
  • Yr hawl i gael Dileu – gallwch chi wneud cais i ni ddileu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu barhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais, ond mae’n bosibl y bydd yn ofynnol i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
  •  Yr hawl i gael Trosglwyddo data – mae gennych yr hawl i wneud cais i drosglwyddo eich gwybodaeth heb unrhyw niwed.
  • Yr hawl i beidio â bod yn destun Penderfyniadau a phroffilio a wneir yn awtomatig.
  • Yr hawl i Fynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch data personol. I wneud cais, cysylltwch â:
    • Mynediad i Gofnodion
    • Cyngor Sir Penfro
    • Neuadd y Sir
    • Hwlffordd
    • SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk    Ffôn: 01437 775798


Cwynion neu Ymholiadau:

Mae Cyngor Sir Penfro yn ymdrechu i gyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd o ddifrif unrhyw gwynion a dderbyniwn am hyn. Rydym yn annog pobl i ddod â’r mater at ein sylw os ydyn nhw’n credu ein bod yn ymddwyn yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol wrth gasglu neu ddefnyddio gwybodaeth.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar y ffordd rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd ei angen. Dylid anfon unrhyw geisiadau am hyn at y cyfeiriad isod:


Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: dataprotection@pembrokeshire.gov.uk 

Ffôn: 01437 764551


Os ydych chi eisiau cwyno am y ffordd rydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data:


Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

E-bost: wales@ico.org.uk 

Ffôn: 0303 123 1113


Ein Manylion Cyswllt fel Rheolydd Data yw:

Cyngor Sir Penfro, Neuadd y Sir, Hwlffordd, Sir Benfro, SA61 1TP. 

Ffôn: 01437 764551 neu ymholiadau@sir-benfro.gov.uk  

Mae manylion ein Swyddog Diogelu Data uchod yn yr adran Gwynion neu Ymholiadau.


Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn:

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.